Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve)
Nous recherchons un individu dynamique et organisé pour occuper le poste d’adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve). Cette personne jouera un rôle essentiel en fournissant un soutien précieux aux gestionnaires dans la planification et la coordination des réunions du conseil d'administration, des comités du conseil et des réunions de gestion. En plus de gérer plusieurs suivis de dossiers, la personne collaborera étroitement aux projets stratégiques de l'organisation.
Responsabilités principales:
Conseils d’administration:
10 rencontres / an
- Préparer l'ordre du jour des réunions et de prendre les dispositions nécessaires pour leur tenue.
- Effectuer les suivis auprès des responsables des tâches à effectuer.
- Veille aux échéanciers.
- Effectuer les comptes rendus des rencontres.
- Effectuer des présentations et de la documentation professionnelle en collaboration avec les différents intervenants.
- Effectuer la préparation de rapports, la recherche d'informations.
- Effectuer des tâches administratives reliées aux administrateurs et actionnaires.
Comités stratégiques:
Environ 20 rencontres / an
- Préparer l'ordre du jour des réunions et de prendre les dispositions nécessaires pour leur tenue.
- Effectuer les suivis auprès des responsables des tâches à effectuer.
- Veille aux échéanciers.
- Effectuer les comptes rendus des rencontres.
- Effectuer des présentations et de la documentation professionnelle en collaboration avec les différents intervenants.
Diverses autres tâches telles que:
- la préparation de rapports;
- la recherche d'informations et diverses tâches administratives.
Sera amené(e) à effectuer ces tâches dans les projets spéciaux en collaboration avec les responsables.
Qualifications requises:
- Expérience avérée dans un rôle similaire, de préférence dans un environnement exigeant et en constante évolution.
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Fortes compétences en communication écrite et verbale, ainsi qu'en collaboration interfonctionnelle.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre actif d'une équipe multidisciplinaire.
- Capacité à travailler dans la confidentialité
- Maîtrise de technologies requise: Microsoft office 365
Exigences et conditions de travail
- Niveau d'études: BAC ou DEC avec années d’expérience dans une équipe de gestion: Administration, gestion.
- Langues demandées: Excellente maîtrise du français écrit. Bilinguisme français / anglais.
- Salaire offert: À discuter
- Nombre d'heures par semaine: 32-40h (possibilité de travailler en dehors des heures habituelles de travail)
- Statut d'emploi: Temps plein
- Durée de l'emploi: Permanent
- Date prévue d'entrée en fonction: Dès que possible
- Lieu de l'emploi: Télétravail/hybride: les deux formes selon les activités.
Notre offre
- Horaire de travail flexible;
- Programme de conciliation travail/vie personnelle;
- Assurances collectives et REER collectif après 3 mois;
- Formation continue et certifications;
- Congés à Noël et au jour de l’An;
- Activités et clubs de toutes sortes.
